Privacy
Verklaring

01. Verwerkingsverantwoordelijke

CarXploit is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in het kader van de website, communicatie, offertes, opdrachten, administratie en dienstverlening worden verwerkt, voor zover CarXploit zelf het doel en de middelen van die verwerking bepaalt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, personen die contact met ons opnemen en klanten of potentiële klanten van CarXploit.

02. Geen webshop en geen online bestelling

De website van CarXploit is een informatieve bedrijfswebsite. De op de website weergegeven diensten en prijzen zijn bedoeld om bezoekers informatie te geven over het beschikbare dienstenaanbod.

Via de website worden geen diensten rechtstreeks online besteld, betaald of automatisch afgesloten.

Wanneer u interesse heeft in een dienst, kunt u contact met CarXploit opnemen. De verdere beoordeling, prijsafspraak en eventuele opdracht worden vervolgens rechtstreeks met u besproken.

Het enkel bekijken van de website of de daarop vermelde prijzen leidt dus niet automatisch tot een overeenkomst.

03. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende situatie. Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van de manier waarop u met ons contact opneemt en of u daadwerkelijk gebruikmaakt van onze dienstverlening.

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens en factuurgegevens wanneer deze noodzakelijk zijn voor een opdracht of administratie
• Gegevens die u zelf verstrekt in e-mails, telefoongesprekken, berichten, aanvragen of andere correspondentie
• Gegevens die noodzakelijk zijn om een voertuig, ECU of opdracht technisch te identificeren
• Technische voertuig- en ECU-gegevens die u in het kader van een opdracht aanlevert
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor onze administratie en wettelijke verplichtingen
• Technische gegevens die bij het bezoeken van de website kunnen worden verwerkt, zoals IP-adres, browser, besturingssysteem, tijdstip van bezoek en technische loggegevens, voor zover deze door onze hosting, beveiliging of andere gebruikte technische diensten daadwerkelijk worden verwerkt

Wij streven ernaar om niet meer persoonsgegevens te verwerken dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

04. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor specifieke en gerechtvaardigde doeleinden.

• Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
• Het beoordelen van een aanvraag of technische vraag
• Het bespreken van een mogelijke opdracht
• Het voorbereiden en verstrekken van een offerte of prijsopgave
• Het uitvoeren van overeengekomen werkzaamheden
• Het communiceren over een lopende opdracht
• Het uitvoeren van diagnose-, ECU-, software- en aanverwante werkzaamheden wanneer persoonsgegevens onderdeel zijn van de aangeleverde informatie
• Het opstellen en verwerken van facturen
• Het voeren van onze bedrijfs- en financiële administratie
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Het behandelen van klachten, geschillen en juridische kwesties
• Het beveiligen, onderhouden en technisch laten functioneren van de website en onze systemen

05. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat zoals bedoeld in de AVG.

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer u een opdracht met ons aangaat, kunnen persoonsgegevens noodzakelijk zijn om die overeenkomst uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op contactgegevens, planning, voertuiggegevens, opdrachtgegevens en facturatie.

Voorbereidende handelingen op verzoek van de klant

Wanneer u contact met ons opneemt met het doel om een mogelijke opdracht te bespreken, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om uw aanvraag te beoordelen en een mogelijke overeenkomst voor te bereiden.

Wettelijke verplichting

Sommige persoonsgegevens moeten wij verwerken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die noodzakelijk zijn voor onze fiscale en administratieve verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde situaties kunnen wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor de beveiliging van onze systemen, het voorkomen van misbruik, het beschermen van onze onderneming, het behandelen van klachten of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Wanneer wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, maken wij een belangenafweging waarbij wij rekening houden met uw belangen, rechten en redelijke verwachtingen.

Toestemming

Wanneer een verwerking niet op een andere wettelijke grondslag kan worden gebaseerd en toestemming vereist is, vragen wij daarvoor vooraf toestemming.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

06. Contact via de website of andere kanalen

Wanneer u via e-mail, telefoon of een ander door ons beschikbaar gesteld communicatiekanaal contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt.

Dit kan bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, voertuiggegevens en de inhoud van uw vraag omvatten.

Deze gegevens worden gebruikt om uw vraag te beantwoorden, een mogelijke opdracht te beoordelen en, indien van toepassing, verdere communicatie over een opdracht te voeren.

Wij gebruiken contactgegevens niet voor ongevraagde commerciële doeleinden wanneer daarvoor een afzonderlijke wettelijke grondslag of toestemming vereist is.

07. Voertuig-, ECU- en technische gegevens

In het kader van onze dienstverlening kunnen klanten technische gegevens aanleveren die betrekking hebben op een voertuig, ECU, voertuigmodule, softwarebestand of andere technische componenten.

Afhankelijk van de opdracht kunnen dit bijvoorbeeld technische identificatiegegevens, voertuiggegevens, ECU-identificatie, software- en hardwareversies, configuratiegegevens, foutcodes, diagnosegegevens en andere technische gegevens zijn die noodzakelijk zijn voor de overeengekomen werkzaamheden.

Dergelijke gegevens zijn niet automatisch persoonsgegevens. Wanneer technische gegevens echter direct of indirect aan een natuurlijke persoon kunnen worden gekoppeld, kunnen zij wel als persoonsgegevens worden aangemerkt.

In dat geval worden deze gegevens behandeld overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

08. Gegevens die u van derden aanlevert

Het kan voorkomen dat u ons gegevens verstrekt die betrekking hebben op een andere persoon, bijvoorbeeld wanneer u namens een eigenaar, bedrijf of andere opdrachtgever contact met ons opneemt.

U dient ervoor te zorgen dat u bevoegd bent om dergelijke gegevens aan ons te verstrekken en dat het verstrekken daarvan rechtmatig gebeurt.

Wij zullen dergelijke gegevens uitsluitend verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende opdracht of een andere rechtmatige verwerking.

Wanneer wij persoonsgegevens rechtstreeks van een derde ontvangen en de AVG ons verplicht de betreffende persoon daarover te informeren, zullen wij aan die informatieplicht voldoen voor zover wettelijk vereist.

09. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

CarXploit verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, administratie of bedrijfsvoering, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van onze daadwerkelijke bedrijfsvoering kunnen gegevens worden verwerkt door de volgende categorieën van ontvangers:

• Hosting- en IT-dienstverleners
• E-mail- en communicatieproviders
• Boekhouder, accountant of administratieve dienstverlener
• Leveranciers van software of technische systemen die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering
• Dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een specifieke opdracht
• Overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn
• Juridische of professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of juridische belangen

Wanneer een partij namens CarXploit persoonsgegevens verwerkt en kwalificeert als verwerker, maken wij waar nodig passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens door ons of door een door ons ingeschakelde dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer dit volgens de AVG is toegestaan.

Afhankelijk van de betreffende situatie kan hiervoor bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of een andere passende waarborg worden gebruikt.

Omdat externe dienstverleners en technische systemen in de toekomst kunnen wijzigen, is de daadwerkelijke locatie van gegevensverwerking afhankelijk van de diensten die CarXploit op dat moment gebruikt.

11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere rechtmatige reden vereist dat gegevens langer worden bewaard.

Contact- en aanvraaggegevens

Gegevens die uitsluitend betrekking hebben op een eenmalige vraag of aanvraag worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het beantwoorden en administratief afhandelen daarvan, tenzij er een andere rechtmatige reden bestaat om de gegevens langer te bewaren.

Offertes en opdrachten

Gegevens die betrekking hebben op offertes, opdrachten, werkzaamheden, communicatie en zakelijke afspraken worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering, administratie, eventuele garantie- of klachtbehandeling, bewijsvoering en wettelijke verplichtingen.

Financiële en fiscale administratie

Gegevens die onderdeel uitmaken van de wettelijke administratie worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.

Voor de Nederlandse fiscale administratie geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar voor de administratie. Voor bepaalde gegevens kunnen andere termijnen gelden.

Technische gegevens

Technische gegevens die voor een opdracht worden verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de betreffende dienstverlening, administratie, eventuele herstel- of garantieafhandeling, bewijsvoering of een andere rechtmatige grondslag.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke of andere rechtmatige reden bestaat om deze te bewaren, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

De maatregelen worden afgestemd op de aard en omvang van de verwerking, de mogelijke risico's en de beschikbare technische en organisatorische mogelijkheden.

Toegang tot persoonsgegevens wordt waar mogelijk beperkt tot personen of dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Wij publiceren geen gedetailleerde informatie over onze beveiligingsmaatregelen wanneer openbaarmaking daarvan de beveiliging van systemen of gegevens zou kunnen verzwakken.

13. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij dit incident overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.

Wanneer sprake is van een meldplichtig datalek, wordt dit binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer de wet vereist dat betrokkenen eveneens worden geïnformeerd, zullen wij dit doen op de wettelijk voorgeschreven wijze.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en andere vergelijkbare technieken. Welke technieken worden gebruikt, hangt af van de actuele technische inrichting van de website.

Noodzakelijke technieken

Technieken die noodzakelijk zijn om de website technisch te laten functioneren, te beveiligen of een door de bezoeker gevraagde dienst te leveren, kunnen worden toegepast voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Analytische of statistische diensten

Wanneer wij een analytische of statistische dienst gebruiken, wordt vooraf beoordeeld welke gegevens door die dienst worden verwerkt en of daarvoor toestemming of andere maatregelen vereist zijn.

Tracking en marketing

Wanneer wij tracking- of marketingtechnieken gebruiken waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, worden deze niet geplaatst voordat de vereiste toestemming is verkregen.

15. Lokaal gehoste lettertypen

Deze website gebruikt de lettertypen Orbitron en Rajdhani voor de vormgeving van de website.

De gebruikte lettertypen worden lokaal vanaf de eigen webserver geladen. De browser maakt hiervoor geen verbinding met Google Fonts of andere externe fontservers.

Hierdoor worden voor het laden van deze lettertypen geen persoonsgegevens of technische verbindingsgegevens naar Google Fonts verzonden.

16. Externe websites en links

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden.

Wanneer u een externe website bezoekt, is de verwerking van persoonsgegevens op die website onderworpen aan het privacybeleid en de voorwaarden van de betreffende derde.

CarXploit is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van externe websites die niet door CarXploit worden beheerd.

17. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u verschillende rechten op grond van de AVG. Welke rechten u precies kunt uitoefenen, kan afhankelijk zijn van de wettelijke grondslag en omstandigheden van de verwerking.

18. Een privacyverzoek indienen

Wilt u gebruikmaken van een privacyrecht? Dan kunt u een verzoek sturen naar:

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Wij reageren op een privacyverzoek binnen de wettelijke termijn. In bepaalde situaties kan de wettelijke termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Wanneer dit gebeurt, informeren wij u daarover.

Het indienen van een privacyverzoek is in beginsel kosteloos. Alleen wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen de wettelijke regels over het eventueel in rekening brengen van redelijke kosten of het weigeren van een verzoek worden toegepast.

19. Controle van identiteit

Wanneer u een verzoek indient met betrekking tot uw persoonsgegevens, moeten wij voorkomen dat wij gegevens aan een onbevoegde persoon verstrekken.

Daarom kunnen wij, wanneer daar aanleiding toe bestaat, vragen om aanvullende informatie waarmee wij redelijkerwijs kunnen controleren dat het verzoek daadwerkelijk door de betreffende persoon wordt ingediend.

Wij vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk is voor een passende identiteitscontrole.

20. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wanneer u van mening bent dat CarXploit uw persoonsgegevens niet correct verwerkt of uw privacyrechten niet correct behandelt, kunt u eerst contact met ons opnemen zodat wij de situatie kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder voor privacy:

Meer informatie over privacyrechten en het indienen van een klacht vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

21. Bijzondere persoonsgegevens

Wij hebben niet het doel om via deze website bijzondere persoonsgegevens te verzamelen.

Wij verzoeken bezoekers en klanten daarom om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, religieuze overtuigingen of andere gevoelige informatie, met ons te delen wanneer dit niet noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening.

Wanneer wij onverwacht bijzondere persoonsgegevens ontvangen, worden deze niet voor andere doeleinden gebruikt dan wettelijk toegestaan.

22. Geautomatiseerde besluitvorming

CarXploit gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering waaraan rechtsgevolgen of andere vergelijkbare significante gevolgen voor personen zijn verbonden.

Technische beoordeling van voertuigen, ECU's of software wordt niet uitgevoerd door een geautomatiseerd besluitvormingssysteem dat zelfstandig rechtsgevolgen voor een persoon bepaalt.

23. Gegevens van minderjarigen

Onze dienstverlening is niet specifiek gericht op kinderen.

Wij hebben niet de bedoeling om via de website bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen. Wanneer u jonger bent dan de toepasselijke leeftijd voor zelfstandige toestemming waar toestemming als grondslag wordt gebruikt, verzoeken wij u om de website of onze diensten niet te gebruiken zonder betrokkenheid van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer dat wettelijk vereist is.

24. Verkoop van persoonsgegevens

CarXploit verkoopt persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, op grond van een andere geldige wettelijke grondslag, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

25. Wijzigingen van deze privacyverklaring

CarXploit kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website, technische systemen of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij raden bezoekers en klanten aan deze privacyverklaring periodiek te controleren.

Voor zover wijzigingen betrekking hebben op wezenlijke wijzigingen in de verwerking van persoonsgegevens, wordt de informatie op passende wijze bijgewerkt.